אפיון וניתוח תהליכים במערכות מידע


אפיון וניתוח תהליכים במערכות מידע

שלבים באפיון תהליכי מחשוב ומערכות מידע

  • מהן המטרות והיעדים של הארגון ביישום מערכת המידע?
  • מהו הצורך או הבעיה העסקית עליה מערכת המידע אמורה לתת מענה.
  • מי הם ה"לקוחות" העיקריים של מערכת המידע ומי הם ה"לקוחות" הנלווים.

לאחר המענה על שאלות אלו, יש לאפיין במדויק את הדרישות מהמערכת. מסמך הדרישות מהווה את הבסיס לתכולת הפרוייקט המוסכמת ולאפיון המפורט של מערכת המידע.

על-מנת שמסמך אפיון מערכת מידע יהווה בסיס טוב וראוי, יש לכתוב אותו בצורה מקצועית ולהקפיד על כך שיהיה שלם ועקבי:

  • כל המידע הנדרש לשם אפיון מערכת המידע חייב להיות מצוין ואם ישנם חוסרים, יש לציין זאת ולהשלימם בהמשך.
  • יש להקפיד על כך שלא תהיה סתירה בין דרישה עסקית אחת לאחרת, מצב שקורה תדיר היות וה"מקורות" לדרישות העסקיות הינן פונקציות שונות בארגון, שכל אחת מודעת אך ורק לצרכיה שלה.

טעות נפוצה היא השקעה מינימלית של זמן בשלב זה של אפיון מערכת המידע מתוך רצון "לראות תוצרים" כמה שיותר מהר. אסור לשכוח שפיתוח ויישום מערכת המידע הינם שלבים יקרים יותר ועדיף לגלות בעיות וטעויות מוקדם ככל היותר ולכן יש להשקיע את הזמן הנדרש בשלבים המקדימים של אפיון מערכת מידע.

חשוב גם להבין, שבשלב זה של אפיון מערכת מידע חייבים להיות מעורבים ה"לקוחות" של המערכת. פונקציות המפתח בארגון, כמו גם ההנהלה הבכירה, חייבים להיות מעורבים בתהליך ולתרום מנסיונם, זמנם ומרצונם לטובת תהליך איסוף המידע לצורך אפיון המערכת.

במידה ו"נרוץ" מהר מדי לשלבי פיתוח ויישום מערכת המידע, ככל שנמשיך להתקדם, עלות התיקונים תהיה גבוהה יותר. בנקודה כזו, או שממשיכים בתיקונים שעלותם לא נכללה בתקציב המקורי על פיו חושב ה- (ROI (Return On Investment או שזונחים את המערכת וההשקעות הכספיות יורדות לטמיון. 

בכל מקרה, התהליך "צורב" את תודעת הארגון וההנהלה ומקשה על יישום פרוייקטים עתידיים בשל טעות גורלית שנעשתה בשלב אפיון מערכת מידע.

ניהול נכון של מערכות המידע כך שישרתו את התהליכים העסקיים בצורה הטובה ביותר, מתחיל בגיבוש אסטרטגיה התואמת את צרכי הארגון.

סיוע בגיבוש מדיניות מערכות המידע הנכונה לארגונך והתאמת מערכות המידע לצרכים העסקיים הקיימים והמתפתחים:

  • תכנון כלכלי נכון של מערכות המידע ובניית מודל מתאים לצרכי הארגון (מיקור חוץ, פיתוח, שימוש חלקי וכו').
  • הקפדה על צמצום עלויות ובחינת יכולת החזר ההשקעה - (ROI (Return On Investment של הפרויקט כך שיהיה משתלם לארגון.
  • סיוע בבחירה, ליווי ובקרה על קבלני המשנה המופעלים על ידי הארגון וגיבוש מסגרת העבודה השוטפת עמם.
  • סיוע לארגון ב"שיווק" והטמעת פרויקטים חדשים לעובדי הארגון ורתימתם לתהליך, שלב קריטי להצלחת הטמעת מערכות חדשות.
  • המלצה על כלים להטמעת גישת שירות ביחידת המחשב של הארגון והתאמת נהלי העבודה למדיניות החדשה.
  • מציאת והגדרת התמהיל הנכון בין שימוש במערכות מדף והתאמתן לשינויים הטכנולוגיים לבין פיתוח.

פה אני נכנס לתמונה, בשבילכם ועבורכם בלבד.

יוסי כהן,

פרילנסר וייעוץ בתחום מערכות מידע, פרויקטי מחשוב ותקשורת.